贷款公司的档案管理政策

1. 如何加强信贷档案管理

加强信贷档案管理要从两方面着手，一是做好档案管理工作，保存好原始资料，及时将贷款跟踪调查的报告进行归档。二是将贷款档案电子化，通过电子化可以加强对贷款情况的控制。

2. 急求银行信贷档案管理办法

你需要的是公司信贷档案管理办法 还是 零售贷款档案管理办法？？

3. 该如何建立和管理银行信贷档案库

试析企业信用档案

上传时间:2005-11-16 9:04:57

广西民族学院经济管理学院 何致武
[ 摘要 ] 建立企业信用档案是社会主义市场经济发展的客观需要 , 本文通过对企业信用档案概念内涵的分析 , 说明在我国目前建立企业信用档案的必要性 , 以及分析目前我国企业信用档案建设的现状 , 进一步探讨企业信用档案管理的一些原理。
[ 主题词 ] 企业 信用档案 管理
2001 年 , 中央经济工作会议提出 , 要增强企业和公民的法制观念和商业道德观念 , 加强建立企业和个人信用档案 ; 2002 年九届全国人大五次会议政府工作报告中再次提出 , 要加快建立企业、中介机构和个人信用档案 , 使有不良记录行为者付出代价 , 名誉扫地 , 直至绳之以法。可见 , 建立企业信用档案对于整顿市场经济秩序 , 培育良好的社会信用环境 , 加快经济的发展具有重要的现实意义。
一、企业信用档案的构成
企业信用档案是指企业和公共部门保存的反映企业基本情况 , 企业自身信用管理以及企业在商务活动中形成的体现其信用行为和状况的原始记录与评估材料。
关于企业信用档案 , 有的文章把它表述为是在商务活动中形成的反映和记载企业信用行为和状况的原始记录 ; 认为这些原始记录不是在本企业形成 , 而是在与本企业不相干的国家机关或公共部门中形成的。 ① 笔者认为这种观点值得商榷 , 企业信用档案不只是在商务活动中形成的原始记录 , 而应该包括以下几个方面的内容 : 第一 , 反映企业基本情况的材料 , 第二 , 企业自身信用管理的原始记录 , 第三 , 公共部门对企业在商务活动中所表现的信用行为和状况的记载和评估材料。
企业的基本情况是我们了解一个企业信用的前提 , 企业基本情况的内容包括 : 企业名称、住所、法定代表人、企业类型、企业经营范围、注册资本等。这些材料源自于企业 , 企业一旦建立 , 需要注册、登记 , 接受政府部门的监督管理 , 必然形成一系列的档案材料 , 这些档案虽然分散于政府各个机关部门之中 , 但它的内容基本一致 , 不会出入很多 ; 如果保存在各政府机关中的这些档案资料信息不对称 , 差别很大 , 那就说明企业的信用存在问题。可见 , 企业基本情况是企业对外提供反映自己信用形象的信息指南 , 它是考察企业信用的第一手资料。
在发达国家 , 信用管理被认为是企业的生命 , 完善、有效的信用管理体制和政策 , 是企业增强竞争能力 , 抵御信用风险实现现代企业管理经营的需要。 ② 企业为增强信用能力、控制交易中的信用风险而实施的一套业务方案、政策以及为此建立的一系列组织制度就是企业的信用管理。 ③ 企业信用管理的内容包括两方面 , 一方面是对本企业信用档案的管理 , 另一方面是对客户信息的管理。本企业信用档案主要有 : 合同协议、产品质量信用材料、企业经营和财务管理方面的档案等。合同协议是指 : 企业与员工签订的合同 , 企业对外经济往来签定的合同 ; 企业与客户签定因不可抗拒力或对方违约或双方协商变更、解除的合同协议 , 其他需要存档的合同协议。企业产品质量信用材料主要是指 : 企业产品生产许可证、产品安全认证材料、产品质量检测、产品质量认证材料等。生产品牌的产品还包括品牌的研发、生产、销售、市场反馈等方面的记录 , 品牌建设、品牌评估、品牌延伸与管理等环节形成的原始数据等。企业经营和财务管理方面的材料主要是指 : 企业经营管理者的基本信息 , 企业经营状况记录、企业高新技术认定材料、科技活动认证等材料、财务状况、税务登记及纳税情况 , 从银行贷款及偿还、抵押或担保、贷款风险程度记录等。以上信用管理档案资料的齐全完整程度 , 与企业内部管理制度的健全 , 与企业管理者的重视程度关系密切 ; 它同时也显示了企业控制外部信用风险能力的强弱。
信用管理的另一个重要内容是掌握和熟悉客户的信用信息。对客户信用信息的了解 , 是企业防范信用风险的重要措施和业务内容。对客户需要了解的与信用有关的内容有 : 客户基本情况、客户发展历史、客户的组织管理、客户的经营状况、客户的财务情况、客户的信用记录、客户的内部评价、对客户的实地考察、客户所处的行业分析、客户的发展前景 ; 客户的信用风险分析 , 应收账款回收率等内容。客户的这些信息多数属于动态信息 , 因此及时、准确 , 持续不断是管理客户信息的重要原则。
信用是一种交换关系 , 是一种支付方式 , 更是一种能力的体现。而信用风险则是摧毁这种能力的一种破坏力 , 企业要有能力抵御这种风险并且能有效地控制它 , 除了加强企业内部的科学管理。还必须依靠社会各方面的支持与配合。企业与政府、银行、保险等公共部门打交道就是这种社会依赖性的体现 , 与政府打交道是要接受政府的监督管理 , 与金融部门打交道是要获得财政金融的支持。在与这些部门打交道的过程中形成的信用档案主要有 : 银行系统反映企业信贷和贷款的材料 , 保险系统反映企业财产保险理赔的材料 , 证券交易监管机构反映企业上市前后有关监管材料 , 工商系统反映企业登记、开业、变更、年检、监管方面的信息 , 税务系统反映企业纳税、生产经营、企业效益、企业财务以及违章违法的材料 ; 海关商检系统反映企业进出口有关的产品报关、纳税、监管等的记录 ; 建设系统对建筑市场监督管理的材料 ; 质量监督系统对企业产品质量监督抽查形成的材料 ; 公共事业系统对用户水、电、气、电信等资费的支付记录 ; 旅游系统对旅游企业资信的评定材料 ; 劳动部门有关企业用工情况的监督材料等等。 ④
总之 , 企业信用档案的构成不外于两类内容 , 一类是与企业信用行为有关的原始记录 , 一类是对企业信用程度的评价分析材料。
二、建立企业信用档案的必要性
1. 社会主义市场经济发展的客观需要
市场经济的本质是法制经济 , 法制经济的一个重要内涵是信用制度 , 信用是市场经济赖以生存和发展的基础 , 信用是企业的生命线 , 企业之间的信用关系组成一条信用链。一个有序的市场经济 , 就是一个个良好的企业信用链构成的。反之 , 市场经济秩序混乱 , 假冒伪劣充斥 , 致残致死事故不断 , 合同欺诈多而履约率低 , 逃费债多 , 大量不良贷款使银行无法处理 ; 这就必然影响到市场主体间的信任 , 严重的信任危机必然导致经济交往下降 , 最终导致经济危机。 2002 年 10 月 , 商务部、中国外经贸企业协会信用评估部组织专家对全国上万家企业进行信用调研表明 , 信用危机的结果让人触目惊心 : 中国企业因信用问题导致损失 5855 亿元 , 相当于中国年财政收入的 37 %, 中国国民生产总值每年因此至少减少两个百分点。中国每年因逃废债务造成的直接损失约为 1800 亿元 , 由于合同欺诈造成的损失约 55 亿元 , 由于产品质量低劣或制假售假造成的各种损失 2000 亿元 , 由于三角债和现款交易增加的财务费用约有 2000 亿元。近年来 , 我国假冒伪劣产品的年平均产值超过 1300 亿人民币 , 国家每年因此损失税收 250 亿人民币。可见 , 企业信用体系的建立对于整顿和规范市场秩序 , 是迫在眉睫的大事 ⑤
2. 企业自身发展的需要
在市场经济条件下 , 企业赖以生存和发展的基础是良好的信用关系 , 一个企业在生产经营活动中如果失去了信用 , 也就失去了市场 , 失去了生存的基础。在现代化的生产经营中 , 信用是企业用以联结庞大市场网络的依赖条件 , 营造企业的发展空间实现企业的目的就得依靠信用 , 没有信用的企业就没有竞争力。特别是加入世贸组织以后 , 企业要参与激烈的国际市场竞争 , 没有良好的信用企业更难以生存发展。银行信贷是企业发展的重要资金来源 , 企业如果没有信用 , 便不能利用银行的贷款。而银行是经营货币资金的企业 , 信用是经济金融运行的平台。没有健全的信用体系作基础金融体系企业的发展也是困难的。现代化经济的发展 , 离开健全的信用体系和现代化的金融体系是难以健康、快速、稳定地运行的。因此 , 建立企业信用档案 , 对于促进我国经济的发展具有重要意义。
内蒙古金河集团公司把诚信作为企业文化和经营理念的核心 , 靠诚信守法经营 , 产品远销国外 , 占领美国 60 % 的市场份额 , 并在 1997 年顺利通过了美国联邦食品和药品管理局的突击式复验 , 使美国企业为金河拼凑的 12 条罪状不攻自破 , 保住了产品的美国市场。企业的发展壮大 , 信用起到了重要的条件和保障作用 ⑥
3. 市场经济的发展和金融体制改革的必然要求
我国的改革由于是从计划经济向市场经济转轨 , 随着改革的深入 , 信用在经济中的作用日益凸显。然而 , 在市场经济发展的过程中 , 信用缺失问题和现象随处可见 : 合同违约、债务拖欠、商业欺诈、假冒伪劣等经济失信现象日益增多 , 尤其是银行体系中的大量不良资产的积累、资本市场中劣质上市公司的充斥 , 严重制约了信用功能的发挥 , 大大提高了市场交易的成本 , 降低了市场效率和经济的活力 , 恶化了市场信用环境和市场秩序 , 直接影响到市场体系的完善和资源配置效率。现实向我们提出挑战 , 必须建立和完善社会主义信用体系和金融体系。否则增多的信用问题将严重阻碍现代市场经济的发展。
4 建立信用文化的需要
在发达国家 , 信用文化十分发达 , 讲究信用蔚然成风。信用就是财富 , 信用就是生命。信用作为商品渗透到了经济生活的方方面面。现阶段我国处于计划经济向市场经济的转轨时期 , 传统的信用文化被打破 , 新的信用文化尚未建立 , 在经济利益的驱动下信用市场的 “ 格雷欣法则 ”——失信者驱逐守信者 , 失信者得利 , 守信者遭殃表现得淋漓尽致。培育新的与市场经济相适应的信用文化 , 需要信用建档 , ⑦ 因此 , 企业信用档案的建立就是信用文化的建立的一部分。
三、企业信用档案的现状
企业信用档案的建立 , 对保障经济的发展 , 发展市场经济至关重要 , 已引起了国家和各省市相关部门的高度重视。有关执法部门为了进一步规范市场经济行为 , 正在建立企业信用档案制度 , 银行、税务、外汇管理部门也都在建立本系统的信用档案数据库 , 建立了记录不良行为的 “ 黑名单 ” 制度。北京、上海、深圳等地工商部门总局曾于 2001 年 12 月 25 日首次公布了全国企业信用 “ 红名单 ” , 520 家企业荣登红榜。
2002 年 , 上海市以工商局数据库为基础 , 建立企业信用档案库 , 收集经济、行政管理、司法、金融等相关部门提供的企业经营信用、资本信用、质量信用、纳税信用和法人行为信用等情况 , 建立企业信用记录备案制度 ; 深圳工商局将为全市企业建立户籍式信用档案 ; 贵州省加紧建设银行信贷登记咨询系统 , 为每家贷款企业建立信用档案 ; 甘肃省在全省中小企业中实施信用代码制度 , 给中小企业建立信用档案 , 作为企业基本信用情况的标志 ; 江苏省计划逐步在全省建立以企业为主体 , 包括企业和经营者个人信用系统。 3 月 28 日 , 北京市在全国率先开通了企业不良行为警示系统首批 414 家企业和 60 个自然人的信用信息被锁入系统 , 这些企业和个人将被依法限制登记注册、项目审批和对外投资等经营行为。同日 , 继在全国率先启动个人信息联合征信系统并取得重大进展以后 , 上海市建成开通了企业联合征信系统 , 现阶段的信息合作单位包括上海市工商局、技术监督局、国资办、上海海关、人行上海分行等系统覆盖了上海市所有拥有经营记录的企业 , 入库单位数量达 48 万余家。 ⑧
事实说明 , 企业信用档案网络体系正在我国开始形成 , 这一网络的形成将对信用风气的培育起到关键性的作用 , 而且对于我国经济的持续发展将起到重要的作用。
四、企业信用档案的管理
1. 利用档案工作的原有基础来管理
我国档案事业经过多年的建设 , 已经建成了一个以档案室为基础档案馆为中心的包括企业、科技、人事、会计档案等在内门类齐全的档案管理运行体系。在此基础上开发建设信用档案 , 应该充分地利用现有档案馆、室的人力、物力 , 在国家统一标准的前提下 , 去开发建设企业信用档案信息系统 ; 使档案资源更好地发挥其为经济建设服务的作用。
档案是原始的历史记录 , 档案的内容无所不包 , 现有的档案资源虽然没有独立的信用档案 , 但通过企业的历史 , 从中我们至少可以推断到它的未来 , 为企业的信用评估提供依据。
2. 根据企业信用档案的特点来管理
企业信用档案具有信息广泛、多层次、多方面分散在不同部门的特点。广泛、系统、科学地进行收集 , 是保证信用档案齐全完整的重要措施。
企业信用档案具有很强的实效性 , 及时地跟踪收集是保证企业信用档案质量的主要方法。在现代市场经济中 , 企业各种经济交往活动日益频繁、迅速 , 经济主体的信用状况也经常发生变化 , 信用档案的利用者 , 不仅要了解企业的历史 , 更注重了解企业的最新信用记录。因此及时收集、补充、积累企业信用档案 , 是企业信用档案管理的一大特点。
分散在政府的各个部门中的信用档案 , 由于它的分散性 , 人们很难及时地利用它去为全社会服务 , 企业信用档案的价值在于它的新颖性 , 如果信息利用者得到的都是过时的信息 , 这样的信息服务就要打折 , 现代经济是信息经济 , 经济要发展 , 就要提升信息的交流速度 , 而要做到这一点 , 政府的关注非常重要 , 政府要指定有关部门集中统一整理这些分散形成的企业信用资源 , 建立统一的数据库 , 在此基础上形成相应的制度 , 使企业信用档案的收集、整理能够得到快速及时。
3. 利用现代网络技术促进企业信用档案的信息共享
信用档案信息的利用与共享时效性非常强 , 采用传统的手工管理和服务方式无法满足社会需要。信用档案管理和利用手段单一、查找困难、获取成本过高 , 就会大大降低企业信用档案的价值。运用计算机、网络及通讯等现代信息技术手段 , 则可以实现有效管理 , 还可以降低信息资源的获取成本。跨单位、跨行业、跨地区的信用档案信息共享 , 及时跟踪企业信用 , 才能最大的发挥信用档案的价值。
为实现企业信用信息的网络共享 , 必须由政府牵头 , 或由政府指定一个管理部门对各部门所掌握的企业信用档案进行汇总整合 , 建立统一的互联网平台 , 形成系统的、综合的信用档案信息资源 , 为社会各界及时有效提供企业信用信息才成为可能 , 在这个问题上 , 政府的重视是关键。
4. 处理好信息公开和商业机密之间的关系
信息的公开、公示不仅有利于改善社会的信用状况 , 减轻政府管理、监督的压力 , 提高政府工作效率 , 也有利于保护各种市场主体的财产和合法权益免遭其他信用不良者的侵害。但是 , 信息的公开就有可能涉及到一些商业机密的泄露。例如 , 工商、税务等机关要求企业提供有关合同、账簿及原始凭证等资料 , 其中就有可能涉及到一定的商业机密。因此 , 信用信息的公开、公示应该严格区分可公开与不可公开的内容 , 并通过法律给予规范 , 以保障人们的合法权利。
5. 制定相应的法律、规章制度和标准
发达国家的信用市场都建立有一整套完备的法律体系。法律环境是制约企业信用档案建设的关键因素。企业信用档案的建设涉及到各方面的利益。企业信用数据的收集、公开、使用、披露 , 商业机密的保护 , 国家机密的保护都离不开法律的支持。因此 , 制定相应的法律、规章制度和标准 , 使信用档案的管理有法可依 , 有章可循是当务之急。
注释 :
①卜鉴民 : 《信用档案管理初探》 , 《档案与建设》 2002. 9. 21 。
②③谢旭 : 《企业赊销与信用管理》 , 中国经济出版社 ,2000 年版。
④卜鉴民 : 《信用档案管理初探》 , 《档案与建设》 2002. 9. 21 。
⑤孙育红 : 《对我国企业信用缺失的几点思考》 , 《当代经济研究》 2002. 5 。
⑥刘岩、刘振魁 : 《建立信用档案服务市场经济》 , 《中国档案》 2002. 5 。
⑦伍志文 : 《建立和完善企业信用制度》 , 《宏观经济研究》 2002. 2 。
⑧吴凯、徐文营 : 《让失信企业得不偿失》 , 《经济日报》 2002. 3. 28 。
( 南宁市 , 邮编 450005)
( 责任编辑邓绍兴 )

4. 公司法律档案管理

每个档案都是不一样的，你需要做的就是做一个目录，把文件按照目录整理好，方便查阅，然后每月做一个总结，档案多了以后你就知道都包涵什么了，然后不断完善就好了。

1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

5. 什么叫贷款政策，影响贷款政策的因素是什么

贷款政策是指商业银行指导和规范贷款业务、管理和控制贷款风险的各项方针措施和程序的总称。而影响贷款政策的因素主要有6个方面的因素。

一、贷款政策的影响因素：商业银行的管理者在制定该行的贷款管理政策时，一般要考虑以下因素：
1.有关法律、法规和国家的财政、货币政策
2.银行的资本金状况
3.银行负债结构
4.服务地区的经济条件和经济周期
5.银行贷款人员的素质
二、贷款政策其基本内容主要有以下几个方面：

（一）贷款业务发展战略
1、银行贷款政策首先应当明确银行的发展战略，包括开展业务应当遵循的原则、银行希望开展业务的行业和区域、希望开展的业务品种和希望达到的业务开展的规模和速度。
2、在银行的贷款政策文件中都开宗明义地指出，贷款业务的发展必须符合银行稳健经营的原则，并对银行贷款业务开展的指导思想、发展领域等进行战略性的规划。
3、贷款业务发展战略，首先应明确银行开展贷款业务须遵循的基本方针。在明确了银行贷款应遵循的经营方针的基础上，还必须根据需要和可能，确定银行贷款发展的范围（包括行业、地域和业务品种）、速度和规模。

（二）贷款工作规程及权限划分
为了保证贷款业务操作过程的规范化，贷款政策必须明确规定贷款业务的工作规程。贷款工作规程是指贷款业务操作的规范。
1、贷款程序通常包含三个阶段：
第一阶段是贷前的推销、调查及信用分析阶段。这是贷款科学决策的基础；
第二阶段是银行接受贷款申请以后的评估、审查及贷款发放阶段。这是贷款的决策和具体发放阶段，是整个贷款过程的关键；
第三阶段是贷款发放以后的监督检查、风险监测及贷款本息收回的阶段。这一阶段也是关系到贷款能否及时、足值收回的重要环节

2、贷款的规模和比率控制
评判银行贷款规模是否适度和结构是否合理，可以用一些指标来衡量。主要有：
1）贷款/存款比率。这一指标反映银行资金运用于贷款的比重以及贷款能力的大小。我国商业银行法规定银行的这一比率不得超过75%。
2）贷款/资本比率。该比率反映银行资本的盈利能力和银行对贷款损失的承受能力。我国中央银行根据《巴塞尔协议》规定的国际标准，确定商业银行资本总额与加权风险资产之比不得低于8%，核心资本与加权风险资产之比不得低于4%。
3）单个企业贷款比率。该比率是指银行给最大一家客户或最大十家客户的贷款占银行资本金的比率，它反映了银行贷款的集中程度和风险状况。我国中央银行规定，商业银行对最大客户的贷款余额不得超过银行资本金的15%，最大十家客户的贷款余额不得超过银行资本金的50%。
4）中长期贷款比率。这是银行发放的一年期以上的中长期贷款余额与一年期以上的各项存款余额的比率。它反映了银行贷款总体的流动性情况，这一比率越高，流动性越差；反之，流动性越强。根据目前我国中央银行的规定，这一比率必须低于120%。

3、贷款的种类及地区
贷款的种类及其构成，形成了银行的贷款结构。而贷款结构对商业银行信贷资产的安全性、流动性、盈利性具有十分重要的影响。因此，银行贷款政策必须对本行贷款种类及其结构作出明确的规定。
贷款地区是指银行控制贷款业务的地域范围。银行贷款的地区与银行的规模有关。大银行因其分支机构众多，在贷款政策中，一般不对贷款地区作出限制；中小银行则往往将其贷款业务限制在银行所在城市和地区，或该银行的传统服务地区 。

4、贷款的担保
贷款政策中，应根据有关法律确定贷款的担保政策。贷款担保政策一般应包括以下内容：
1）明确担保的方式．如《中华人民共和国担保法》规定的担保方式有：保证人担保、抵押担保、质押担保、留置以及定金；
2）规定抵押品的鉴定、评估方法和程序；
3）确定贷款与抵押品的价值的比率、贷款与质押品的比率；
4）确定担保人的资格和还款的能力的评估方法与程序等等。

5、贷款定价
在市场经济条件下，贷款的定价是一个复杂的过程，银行贷款政策应当进行明确的规定。
银行贷款的价格一般包括贷款利率、贷款补偿性余额（回存余额）和对某些贷款收取的费用（如承担费等），因此，贷款定价已不仅仅是一个确定贷款利率的过程。
在贷款定价过程中，银行必须考虑资金成本、贷款风险程度、贷款的期限、贷款管理费用、存款余额、还款方式、银行与借款人之间的关系、资产收益率目标等多种因素。

6、贷款档案管理政策
贷款档案是银行贷款管理过程的详细记录，体现银行经营管理水平和信贷人员的素质，可反映贷款的质量，在一些情况下，甚至可以决定贷款的质量。一套完整的贷款档案管理制度通常应包括以下内容：
1） 贷款档案的结构及其应包括的文件；
2） 贷款档案的保管责任人；
3） 明确贷款档案的保管地点，对法律文件要单独保管，应保存在防火、防水、防损的地方；
4）明确贷款档案存档、借阅和检查制度。

7、贷款的日常管理和催收制度
贷款发放出去之后，贷款的日常管理对保证贷款的质量尤为重要，故应在贷款政策中加以规定。同时，银行应制定有效的贷款回收催收制度。

8、不良贷款的管理
对不良贷款的管理是商业银行贷款政策的重要组成部分。贷款发放以后，如果在贷后检查中发现不良贷款的预警信号，或在贷款质量评估中被列入关注级以下贷款，都应当引起充分的重视。

6. 档案管理监控办法

制作一份档案流转单，每一个流转环节在你自己这里进行一次备案，你就清楚目前这份档案在哪，档案出去多长时间啦，无论哪个环节出错，责任都很明确。
对于您的行业我不台了解，不过您可以做个word的文档格式，竖列里写好每个需要流转到的部门或对象，横行里写负责人签字、时间、备注等，流转单需要和档案一起流转，同时从您这里接收档案的人需填好回执一张交给您留档，至于流转到第N个（N大于2）人时，无需回执给您，因为您是将档案交给第一个人保管，环环相扣，这样责任分配清楚，同时剩掉不必要的麻烦。
流转回来的您可以依据重要程度来分析，对于保密性不高的档案，既然回来可以保留，对于保密性要求高的，最好销毁，以免外人得到查阅，这个只是我这个外行人的想法，您可以参考下。

7. 公司档案管理办法

档案管理制度

1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

档案统计制度

1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

(7)贷款公司的档案管理政策扩展阅读：

企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

12、其他方面。

归档时间

1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

档案分类

1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

4、常用的分类方法有：

（1）按产品型号分类；

（2）按设备型号分类；

（3）按科研课题分类；

（4）按工程项目分类；

（5）按专业性质分类；

（6）按组织机构分类；

（7）按时间分类。

8. 贷款买车必须缴纳档案管理费吗

不需要。

《汽车贷款管理办法》对其有相应的规定：

第十一条 贷款人应当建立借款人信贷档案。借款人信贷档案应载明以下内容：

（一）借款人姓名、住址、有效身份证明及有效联系方式；

（二）借款人的收入水平及信用状况证明；

（三）所购汽车的购车协议、汽车型号、发动机号、车架号、价格与购车用途；

（四）贷款的金额、期限、利率、还款方式和担保情况；

（五）贷款催收记录；

（六）防范贷款风险所需的其他资料。

(8)贷款公司的档案管理政策扩展阅读：

《汽车贷款管理办法》相关法条：

第十六条 贷款人对经销商采购车辆、零配件贷款的贷款金额应以经销商一段期间的平均存货为依据，具体期间应视经销商存货周转情况而定。

贷款人应通过定期清点经销商采购车辆、零配件存货，以及分析经销商财务报表等方式，定期对经销商进行信用审查，并视审查结果调整经销商信用级别和清点存货的频率。

第十八条 本办法所称机构汽车贷款，是指贷款人对除经销商以外的法人、其他经济组织（以下简称机构借款人）发放的用于购买汽车的贷款。

9. 贷款档案管理制度应包括哪些方面

短期借款根据总帐科目期末余额直接填列
长期借款根据长期借款总帐科目余额减去一年内到期且不能自主将清偿义务展期的长期借款填列，即长期借款=长期借款总帐余额—一年内到期（含一年）的长期借款