貸款公司的檔案管理政策

1. 如何加強信貸檔案管理

加強信貸檔案管理要從兩方面著手，一是做好檔案管理工作，保存好原始資料，及時將貸款跟蹤調查的報告進行歸檔。二是將貸款檔案電子化，通過電子化可以加強對貸款情況的控制。

2. 急求銀行信貸檔案管理辦法

你需要的是公司信貸檔案管理辦法 還是 零售貸款檔案管理辦法？？

3. 該如何建立和管理銀行信貸檔案庫

試析企業信用檔案

上傳時間:2005-11-16 9:04:57

廣西民族學院經濟管理學院 何致武
[ 摘要 ] 建立企業信用檔案是社會主義市場經濟發展的客觀需要 , 本文通過對企業信用檔案概念內涵的分析 , 說明在我國目前建立企業信用檔案的必要性 , 以及分析目前我國企業信用檔案建設的現狀 , 進一步探討企業信用檔案管理的一些原理。
[ 主題詞 ] 企業 信用檔案 管理
2001 年 , 中央經濟工作會議提出 , 要增強企業和公民的法制觀念和商業道德觀念 , 加強建立企業和個人信用檔案 ; 2002 年九屆全國人大五次會議政府工作報告中再次提出 , 要加快建立企業、中介機構和個人信用檔案 , 使有不良記錄行為者付出代價 , 名譽掃地 , 直至繩之以法。可見 , 建立企業信用檔案對於整頓市場經濟秩序 , 培育良好的社會信用環境 , 加快經濟的發展具有重要的現實意義。
一、企業信用檔案的構成
企業信用檔案是指企業和公共部門保存的反映企業基本情況 , 企業自身信用管理以及企業在商務活動中形成的體現其信用行為和狀況的原始記錄與評估材料。
關於企業信用檔案 , 有的文章把它表述為是在商務活動中形成的反映和記載企業信用行為和狀況的原始記錄 ; 認為這些原始記錄不是在本企業形成 , 而是在與本企業不相乾的國家機關或公共部門中形成的。 ① 筆者認為這種觀點值得商榷 , 企業信用檔案不只是在商務活動中形成的原始記錄 , 而應該包括以下幾個方面的內容 : 第一 , 反映企業基本情況的材料 , 第二 , 企業自身信用管理的原始記錄 , 第三 , 公共部門對企業在商務活動中所表現的信用行為和狀況的記載和評估材料。
企業的基本情況是我們了解一個企業信用的前提 , 企業基本情況的內容包括 : 企業名稱、住所、法定代表人、企業類型、企業經營范圍、注冊資本等。這些材料源自於企業 , 企業一旦建立 , 需要注冊、登記 , 接受政府部門的監督管理 , 必然形成一系列的檔案材料 , 這些檔案雖然分散於政府各個機關部門之中 , 但它的內容基本一致 , 不會出入很多 ; 如果保存在各政府機關中的這些檔案資料信息不對稱 , 差別很大 , 那就說明企業的信用存在問題。可見 , 企業基本情況是企業對外提供反映自己信用形象的信息指南 , 它是考察企業信用的第一手資料。
在發達國家 , 信用管理被認為是企業的生命 , 完善、有效的信用管理體制和政策 , 是企業增強競爭能力 , 抵禦信用風險實現現代企業管理經營的需要。 ② 企業為增強信用能力、控制交易中的信用風險而實施的一套業務方案、政策以及為此建立的一系列組織制度就是企業的信用管理。 ③ 企業信用管理的內容包括兩方面 , 一方面是對本企業信用檔案的管理 , 另一方面是對客戶信息的管理。本企業信用檔案主要有 : 合同協議、產品質量信用材料、企業經營和財務管理方面的檔案等。合同協議是指 : 企業與員工簽訂的合同 , 企業對外經濟往來簽定的合同 ; 企業與客戶簽定因不可抗拒力或對方違約或雙方協商變更、解除的合同協議 , 其他需要存檔的合同協議。企業產品質量信用材料主要是指 : 企業產品生產許可證、產品安全認證材料、產品質量檢測、產品質量認證材料等。生產品牌的產品還包括品牌的研發、生產、銷售、市場反饋等方面的記錄 , 品牌建設、品牌評估、品牌延伸與管理等環節形成的原始數據等。企業經營和財務管理方面的材料主要是指 : 企業經營管理者的基本信息 , 企業經營狀況記錄、企業高新技術認定材料、科技活動認證等材料、財務狀況、稅務登記及納稅情況 , 從銀行貸款及償還、抵押或擔保、貸款風險程度記錄等。以上信用管理檔案資料的齊全完整程度 , 與企業內部管理制度的健全 , 與企業管理者的重視程度關系密切 ; 它同時也顯示了企業控制外部信用風險能力的強弱。
信用管理的另一個重要內容是掌握和熟悉客戶的信用信息。對客戶信用信息的了解 , 是企業防範信用風險的重要措施和業務內容。對客戶需要了解的與信用有關的內容有 : 客戶基本情況、客戶發展歷史、客戶的組織管理、客戶的經營狀況、客戶的財務情況、客戶的信用記錄、客戶的內部評價、對客戶的實地考察、客戶所處的行業分析、客戶的發展前景 ; 客戶的信用風險分析 , 應收賬款回收率等內容。客戶的這些信息多數屬於動態信息 , 因此及時、准確 , 持續不斷是管理客戶信息的重要原則。
信用是一種交換關系 , 是一種支付方式 , 更是一種能力的體現。而信用風險則是摧毀這種能力的一種破壞力 , 企業要有能力抵禦這種風險並且能有效地控制它 , 除了加強企業內部的科學管理。還必須依靠社會各方面的支持與配合。企業與政府、銀行、保險等公共部門打交道就是這種社會依賴性的體現 , 與政府打交道是要接受政府的監督管理 , 與金融部門打交道是要獲得財政金融的支持。在與這些部門打交道的過程中形成的信用檔案主要有 : 銀行系統反映企業信貸和貸款的材料 , 保險系統反映企業財產保險理賠的材料 , 證券交易監管機構反映企業上市前後有關監管材料 , 工商系統反映企業登記、開業、變更、年檢、監管方面的信息 , 稅務系統反映企業納稅、生產經營、企業效益、企業財務以及違章違法的材料 ; 海關商檢系統反映企業進出口有關的產品報關、納稅、監管等的記錄 ; 建設系統對建築市場監督管理的材料 ; 質量監督系統對企業產品質量監督抽查形成的材料 ; 公共事業系統對用戶水、電、氣、電信等資費的支付記錄 ; 旅遊系統對旅遊企業資信的評定材料 ; 勞動部門有關企業用工情況的監督材料等等。 ④
總之 , 企業信用檔案的構成不外於兩類內容 , 一類是與企業信用行為有關的原始記錄 , 一類是對企業信用程度的評價分析材料。
二、建立企業信用檔案的必要性
1. 社會主義市場經濟發展的客觀需要
市場經濟的本質是法制經濟 , 法制經濟的一個重要內涵是信用制度 , 信用是市場經濟賴以生存和發展的基礎 , 信用是企業的生命線 , 企業之間的信用關系組成一條信用鏈。一個有序的市場經濟 , 就是一個個良好的企業信用鏈構成的。反之 , 市場經濟秩序混亂 , 假冒偽劣充斥 , 致殘致死事故不斷 , 合同欺詐多而履約率低 , 逃費債多 , 大量不良貸款使銀行無法處理 ; 這就必然影響到市場主體間的信任 , 嚴重的信任危機必然導致經濟交往下降 , 最終導致經濟危機。 2002 年 10 月 , 商務部、中國外經貿企業協會信用評估部組織專家對全國上萬家企業進行信用調研表明 , 信用危機的結果讓人觸目驚心 : 中國企業因信用問題導致損失 5855 億元 , 相當於中國年財政收入的 37 %, 中國國民生產總值每年因此至少減少兩個百分點。中國每年因逃廢債務造成的直接損失約為 1800 億元 , 由於合同欺詐造成的損失約 55 億元 , 由於產品質量低劣或制假售假造成的各種損失 2000 億元 , 由於三角債和現款交易增加的財務費用約有 2000 億元。近年來 , 我國假冒偽劣產品的年平均產值超過 1300 億人民幣 , 國家每年因此損失稅收 250 億人民幣。可見 , 企業信用體系的建立對於整頓和規范市場秩序 , 是迫在眉睫的大事 ⑤
2. 企業自身發展的需要
在市場經濟條件下 , 企業賴以生存和發展的基礎是良好的信用關系 , 一個企業在生產經營活動中如果失去了信用 , 也就失去了市場 , 失去了生存的基礎。在現代化的生產經營中 , 信用是企業用以聯結龐大市場網路的依賴條件 , 營造企業的發展空間實現企業的目的就得依靠信用 , 沒有信用的企業就沒有競爭力。特別是加入世貿組織以後 , 企業要參與激烈的國際市場競爭 , 沒有良好的信用企業更難以生存發展。銀行信貸是企業發展的重要資金來源 , 企業如果沒有信用 , 便不能利用銀行的貸款。而銀行是經營貨幣資金的企業 , 信用是經濟金融運行的平台。沒有健全的信用體系作基礎金融體系企業的發展也是困難的。現代化經濟的發展 , 離開健全的信用體系和現代化的金融體系是難以健康、快速、穩定地運行的。因此 , 建立企業信用檔案 , 對於促進我國經濟的發展具有重要意義。
內蒙古金河集團公司把誠信作為企業文化和經營理念的核心 , 靠誠信守法經營 , 產品遠銷國外 , 佔領美國 60 % 的市場份額 , 並在 1997 年順利通過了美國聯邦食品和葯品管理局的突擊式復驗 , 使美國企業為金河拼湊的 12 條罪狀不攻自破 , 保住了產品的美國市場。企業的發展壯大 , 信用起到了重要的條件和保障作用 ⑥
3. 市場經濟的發展和金融體制改革的必然要求
我國的改革由於是從計劃經濟向市場經濟轉軌 , 隨著改革的深入 , 信用在經濟中的作用日益凸顯。然而 , 在市場經濟發展的過程中 , 信用缺失問題和現象隨處可見 : 合同違約、債務拖欠、商業欺詐、假冒偽劣等經濟失信現象日益增多 , 尤其是銀行體系中的大量不良資產的積累、資本市場中劣質上市公司的充斥 , 嚴重製約了信用功能的發揮 , 大大提高了市場交易的成本 , 降低了市場效率和經濟的活力 , 惡化了市場信用環境和市場秩序 , 直接影響到市場體系的完善和資源配置效率。現實向我們提出挑戰 , 必須建立和完善社會主義信用體系和金融體系。否則增多的信用問題將嚴重阻礙現代市場經濟的發展。
4 建立信用文化的需要
在發達國家 , 信用文化十分發達 , 講究信用蔚然成風。信用就是財富 , 信用就是生命。信用作為商品滲透到了經濟生活的方方面面。現階段我國處於計劃經濟向市場經濟的轉軌時期 , 傳統的信用文化被打破 , 新的信用文化尚未建立 , 在經濟利益的驅動下信用市場的 「 格雷欣法則 」——失信者驅逐守信者 , 失信者得利 , 守信者遭殃表現得淋漓盡致。培育新的與市場經濟相適應的信用文化 , 需要信用建檔 , ⑦ 因此 , 企業信用檔案的建立就是信用文化的建立的一部分。
三、企業信用檔案的現狀
企業信用檔案的建立 , 對保障經濟的發展 , 發展市場經濟至關重要 , 已引起了國家和各省市相關部門的高度重視。有關執法部門為了進一步規范市場經濟行為 , 正在建立企業信用檔案制度 , 銀行、稅務、外匯管理部門也都在建立本系統的信用檔案資料庫 , 建立了記錄不良行為的 「 黑名單 」 制度。北京、上海、深圳等地工商部門總局曾於 2001 年 12 月 25 日首次公布了全國企業信用 「 紅名單 」 , 520 家企業榮登紅榜。
2002 年 , 上海市以工商局資料庫為基礎 , 建立企業信用檔案庫 , 收集經濟、行政管理、司法、金融等相關部門提供的企業經營信用、資本信用、質量信用、納稅信用和法人行為信用等情況 , 建立企業信用記錄備案制度 ; 深圳工商局將為全市企業建立戶籍式信用檔案 ; 貴州省加緊建設銀行信貸登記咨詢系統 , 為每家貸款企業建立信用檔案 ; 甘肅省在全省中小企業中實施信用代碼制度 , 給中小企業建立信用檔案 , 作為企業基本信用情況的標志 ; 江蘇省計劃逐步在全省建立以企業為主體 , 包括企業和經營者個人信用系統。 3 月 28 日 , 北京市在全國率先開通了企業不良行為警示系統首批 414 家企業和 60 個自然人的信用信息被鎖入系統 , 這些企業和個人將被依法限制登記注冊、項目審批和對外投資等經營行為。同日 , 繼在全國率先啟動個人信息聯合徵信系統並取得重大進展以後 , 上海市建成開通了企業聯合徵信系統 , 現階段的信息合作單位包括上海市工商局、技術監督局、國資辦、上海海關、人行上海分行等系統覆蓋了上海市所有擁有經營記錄的企業 , 入庫單位數量達 48 萬余家。 ⑧
事實說明 , 企業信用檔案網路體系正在我國開始形成 , 這一網路的形成將對信用風氣的培育起到關鍵性的作用 , 而且對於我國經濟的持續發展將起到重要的作用。
四、企業信用檔案的管理
1. 利用檔案工作的原有基礎來管理
我國檔案事業經過多年的建設 , 已經建成了一個以檔案室為基礎檔案館為中心的包括企業、科技、人事、會計檔案等在內門類齊全的檔案管理運行體系。在此基礎上開發建設信用檔案 , 應該充分地利用現有檔案館、室的人力、物力 , 在國家統一標準的前提下 , 去開發建設企業信用檔案信息系統 ; 使檔案資源更好地發揮其為經濟建設服務的作用。
檔案是原始的歷史記錄 , 檔案的內容無所不包 , 現有的檔案資源雖然沒有獨立的信用檔案 , 但通過企業的歷史 , 從中我們至少可以推斷到它的未來 , 為企業的信用評估提供依據。
2. 根據企業信用檔案的特點來管理
企業信用檔案具有信息廣泛、多層次、多方面分散在不同部門的特點。廣泛、系統、科學地進行收集 , 是保證信用檔案齊全完整的重要措施。
企業信用檔案具有很強的實效性 , 及時地跟蹤收集是保證企業信用檔案質量的主要方法。在現代市場經濟中 , 企業各種經濟交往活動日益頻繁、迅速 , 經濟主體的信用狀況也經常發生變化 , 信用檔案的利用者 , 不僅要了解企業的歷史 , 更注重了解企業的最新信用記錄。因此及時收集、補充、積累企業信用檔案 , 是企業信用檔案管理的一大特點。
分散在政府的各個部門中的信用檔案 , 由於它的分散性 , 人們很難及時地利用它去為全社會服務 , 企業信用檔案的價值在於它的新穎性 , 如果信息利用者得到的都是過時的信息 , 這樣的信息服務就要打折 , 現代經濟是信息經濟 , 經濟要發展 , 就要提升信息的交流速度 , 而要做到這一點 , 政府的關注非常重要 , 政府要指定有關部門集中統一整理這些分散形成的企業信用資源 , 建立統一的資料庫 , 在此基礎上形成相應的制度 , 使企業信用檔案的收集、整理能夠得到快速及時。
3. 利用現代網路技術促進企業信用檔案的信息共享
信用檔案信息的利用與共享時效性非常強 , 採用傳統的手工管理和服務方式無法滿足社會需要。信用檔案管理和利用手段單一、查找困難、獲取成本過高 , 就會大大降低企業信用檔案的價值。運用計算機、網路及通訊等現代信息技術手段 , 則可以實現有效管理 , 還可以降低信息資源的獲取成本。跨單位、跨行業、跨地區的信用檔案信息共享 , 及時跟蹤企業信用 , 才能最大的發揮信用檔案的價值。
為實現企業信用信息的網路共享 , 必須由政府牽頭 , 或由政府指定一個管理部門對各部門所掌握的企業信用檔案進行匯總整合 , 建立統一的互聯網平台 , 形成系統的、綜合的信用檔案信息資源 , 為社會各界及時有效提供企業信用信息才成為可能 , 在這個問題上 , 政府的重視是關鍵。
4. 處理好信息公開和商業機密之間的關系
信息的公開、公示不僅有利於改善社會的信用狀況 , 減輕政府管理、監督的壓力 , 提高政府工作效率 , 也有利於保護各種市場主體的財產和合法權益免遭其他信用不良者的侵害。但是 , 信息的公開就有可能涉及到一些商業機密的泄露。例如 , 工商、稅務等機關要求企業提供有關合同、賬簿及原始憑證等資料 , 其中就有可能涉及到一定的商業機密。因此 , 信用信息的公開、公示應該嚴格區分可公開與不可公開的內容 , 並通過法律給予規范 , 以保障人們的合法權利。
5. 制定相應的法律、規章制度和標准
發達國家的信用市場都建立有一整套完備的法律體系。法律環境是制約企業信用檔案建設的關鍵因素。企業信用檔案的建設涉及到各方面的利益。企業信用數據的收集、公開、使用、披露 , 商業機密的保護 , 國家機密的保護都離不開法律的支持。因此 , 制定相應的法律、規章制度和標准 , 使信用檔案的管理有法可依 , 有章可循是當務之急。
注釋 :
①卜鑒民 : 《信用檔案管理初探》 , 《檔案與建設》 2002. 9. 21 。
②③謝旭 : 《企業賒銷與信用管理》 , 中國經濟出版社 ,2000 年版。
④卜鑒民 : 《信用檔案管理初探》 , 《檔案與建設》 2002. 9. 21 。
⑤孫育紅 : 《對我國企業信用缺失的幾點思考》 , 《當代經濟研究》 2002. 5 。
⑥劉岩、劉振魁 : 《建立信用檔案服務市場經濟》 , 《中國檔案》 2002. 5 。
⑦伍志文 : 《建立和完善企業信用制度》 , 《宏觀經濟研究》 2002. 2 。
⑧吳凱、徐文營 : 《讓失信企業得不償失》 , 《經濟日報》 2002. 3. 28 。
( 南寧市 , 郵編 450005)
( 責任編輯鄧紹興 )

4. 公司法律檔案管理

每個檔案都是不一樣的，你需要做的就是做一個目錄，把文件按照目錄整理好，方便查閱，然後每月做一個總結，檔案多了以後你就知道都包涵什麼了，然後不斷完善就好了。

1、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、准確、系統。
2、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
3、歸檔案卷做到頁號編寫准確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
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5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具，能應要求快速、准確地查詢所需檔案。

5. 什麼叫貸款政策，影響貸款政策的因素是什麼

貸款政策是指商業銀行指導和規范貸款業務、管理和控制貸款風險的各項方針措施和程序的總稱。而影響貸款政策的因素主要有6個方面的因素。

一、貸款政策的影響因素：商業銀行的管理者在制定該行的貸款管理政策時，一般要考慮以下因素：
1.有關法律、法規和國家的財政、貨幣政策
2.銀行的資本金狀況
3.銀行負債結構
4.服務地區的經濟條件和經濟周期
5.銀行貸款人員的素質
二、貸款政策其基本內容主要有以下幾個方面：

（一）貸款業務發展戰略
1、銀行貸款政策首先應當明確銀行的發展戰略，包括開展業務應當遵循的原則、銀行希望開展業務的行業和區域、希望開展的業務品種和希望達到的業務開展的規模和速度。
2、在銀行的貸款政策文件中都開宗明義地指出，貸款業務的發展必須符合銀行穩健經營的原則，並對銀行貸款業務開展的指導思想、發展領域等進行戰略性的規劃。
3、貸款業務發展戰略，首先應明確銀行開展貸款業務須遵循的基本方針。在明確了銀行貸款應遵循的經營方針的基礎上，還必須根據需要和可能，確定銀行貸款發展的范圍（包括行業、地域和業務品種）、速度和規模。

（二）貸款工作規程及許可權劃分
為了保證貸款業務操作過程的規范化，貸款政策必須明確規定貸款業務的工作規程。貸款工作規程是指貸款業務操作的規范。
1、貸款程序通常包含三個階段：
第一階段是貸前的推銷、調查及信用分析階段。這是貸款科學決策的基礎；
第二階段是銀行接受貸款申請以後的評估、審查及貸款發放階段。這是貸款的決策和具體發放階段，是整個貸款過程的關鍵；
第三階段是貸款發放以後的監督檢查、風險監測及貸款本息收回的階段。這一階段也是關繫到貸款能否及時、足值收回的重要環節

2、貸款的規模和比率控制
評判銀行貸款規模是否適度和結構是否合理，可以用一些指標來衡量。主要有：
1）貸款/存款比率。這一指標反映銀行資金運用於貸款的比重以及貸款能力的大小。我國商業銀行法規定銀行的這一比率不得超過75%。
2）貸款/資本比率。該比率反映銀行資本的盈利能力和銀行對貸款損失的承受能力。我國中央銀行根據《巴塞爾協議》規定的國際標准，確定商業銀行資本總額與加權風險資產之比不得低於8%，核心資本與加權風險資產之比不得低於4%。
3）單個企業貸款比率。該比率是指銀行給最大一家客戶或最大十家客戶的貸款占銀行資本金的比率，它反映了銀行貸款的集中程度和風險狀況。我國中央銀行規定，商業銀行對最大客戶的貸款余額不得超過銀行資本金的15%，最大十家客戶的貸款余額不得超過銀行資本金的50%。
4）中長期貸款比率。這是銀行發放的一年期以上的中長期貸款余額與一年期以上的各項存款余額的比率。它反映了銀行貸款總體的流動性情況，這一比率越高，流動性越差；反之，流動性越強。根據目前我國中央銀行的規定，這一比率必須低於120%。

3、貸款的種類及地區
貸款的種類及其構成，形成了銀行的貸款結構。而貸款結構對商業銀行信貸資產的安全性、流動性、盈利性具有十分重要的影響。因此，銀行貸款政策必須對本行貸款種類及其結構作出明確的規定。
貸款地區是指銀行控制貸款業務的地域范圍。銀行貸款的地區與銀行的規模有關。大銀行因其分支機構眾多，在貸款政策中，一般不對貸款地區作出限制；中小銀行則往往將其貸款業務限制在銀行所在城市和地區，或該銀行的傳統服務地區 。

4、貸款的擔保
貸款政策中，應根據有關法律確定貸款的擔保政策。貸款擔保政策一般應包括以下內容：
1）明確擔保的方式．如《中華人民共和國擔保法》規定的擔保方式有：保證人擔保、抵押擔保、質押擔保、留置以及定金；
2）規定抵押品的鑒定、評估方法和程序；
3）確定貸款與抵押品的價值的比率、貸款與質押品的比率；
4）確定擔保人的資格和還款的能力的評估方法與程序等等。

5、貸款定價
在市場經濟條件下，貸款的定價是一個復雜的過程，銀行貸款政策應當進行明確的規定。
銀行貸款的價格一般包括貸款利率、貸款補償性余額（回存余額）和對某些貸款收取的費用（如承擔費等），因此，貸款定價已不僅僅是一個確定貸款利率的過程。
在貸款定價過程中，銀行必須考慮資金成本、貸款風險程度、貸款的期限、貸款管理費用、存款余額、還款方式、銀行與借款人之間的關系、資產收益率目標等多種因素。

6、貸款檔案管理政策
貸款檔案是銀行貸款管理過程的詳細記錄，體現銀行經營管理水平和信貸人員的素質，可反映貸款的質量，在一些情況下，甚至可以決定貸款的質量。一套完整的貸款檔案管理制度通常應包括以下內容：
1） 貸款檔案的結構及其應包括的文件；
2） 貸款檔案的保管責任人；
3） 明確貸款檔案的保管地點，對法律文件要單獨保管，應保存在防火、防水、防損的地方；
4）明確貸款檔案存檔、借閱和檢查制度。

7、貸款的日常管理和催收制度
貸款發放出去之後，貸款的日常管理對保證貸款的質量尤為重要，故應在貸款政策中加以規定。同時，銀行應制定有效的貸款回收催收制度。

8、不良貸款的管理
對不良貸款的管理是商業銀行貸款政策的重要組成部分。貸款發放以後，如果在貸後檢查中發現不良貸款的預警信號，或在貸款質量評估中被列入關注級以下貸款，都應當引起充分的重視。

6. 檔案管理監控辦法

製作一份檔案流轉單，每一個流轉環節在你自己這里進行一次備案，你就清楚目前這份檔案在哪，檔案出去多長時間啦，無論哪個環節出錯，責任都很明確。
對於您的行業我不台了解，不過您可以做個word的文檔格式，豎列里寫好每個需要流轉到的部門或對象，橫行里寫負責人簽字、時間、備注等，流轉單需要和檔案一起流轉，同時從您這里接收檔案的人需填好回執一張交給您留檔，至於流轉到第N個（N大於2）人時，無需回執給您，因為您是將檔案交給第一個人保管，環環相扣，這樣責任分配清楚，同時剩掉不必要的麻煩。
流轉回來的您可以依據重要程度來分析，對於保密性不高的檔案，既然回來可以保留，對於保密性要求高的，最好銷毀，以免外人得到查閱，這個只是我這個外行人的想法，您可以參考下。

7. 公司檔案管理辦法

檔案管理制度

1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔案統計制度

1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。

2、及時、准確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

3、做好檔案室所藏檔案種類、製成材料、設備和裝具統計。

4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。

5、有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 並做到迅速、真實、准確無誤。

(7)貸款公司的檔案管理政策擴展閱讀：

企業必須編制文件材料的歸檔范圍。企業文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

2、經營銷售方面。有企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標准、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。

6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

9、教育培訓方面。有幹部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

10、黨、政、工、團工作方面。有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料，企業行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規定執行。

12、其他方面。

歸檔時間

1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成後或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定後，向檔案部門歸檔。

2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定後，向檔案部門歸檔。

檔案分類

1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編制企業檔案分類編號方法。

2、分類編號要遵循文件材料的形成規律，並且要便於保管和提供利用。

3、企業生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統一編號。

4、常用的分類方法有：

（1）按產品型號分類；

（2）按設備型號分類；

（3）按科研課題分類；

（4）按工程項目分類；

（5）按專業性質分類；

（6）按組織機構分類；

（7）按時間分類。

8. 貸款買車必須繳納檔案管理費嗎

不需要。

《汽車貸款管理辦法》對其有相應的規定：

第十一條 貸款人應當建立借款人信貸檔案。借款人信貸檔案應載明以下內容：

（一）借款人姓名、住址、有效身份證明及有效聯系方式；

（二）借款人的收入水平及信用狀況證明；

（三）所購汽車的購車協議、汽車型號、發動機號、車架號、價格與購車用途；

（四）貸款的金額、期限、利率、還款方式和擔保情況；

（五）貸款催收記錄；

（六）防範貸款風險所需的其他資料。

(8)貸款公司的檔案管理政策擴展閱讀：

《汽車貸款管理辦法》相關法條：

第十六條 貸款人對經銷商采購車輛、零配件貸款的貸款金額應以經銷商一段期間的平均存貨為依據，具體期間應視經銷商存貨周轉情況而定。

貸款人應通過定期清點經銷商采購車輛、零配件存貨，以及分析經銷商財務報表等方式，定期對經銷商進行信用審查，並視審查結果調整經銷商信用級別和清點存貨的頻率。

第十八條 本辦法所稱機構汽車貸款，是指貸款人對除經銷商以外的法人、其他經濟組織（以下簡稱機構借款人）發放的用於購買汽車的貸款。

9. 貸款檔案管理制度應包括哪些方面

短期借款根據總帳科目期末余額直接填列
長期借款根據長期借款總帳科目余額減去一年內到期且不能自主將清償義務展期的長期借款填列，即長期借款=長期借款總帳余額—一年內到期（含一年）的長期借款